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  Lösungen > component AB

Fortsetzung:

- das System zum Veröffentlichen von Dokumenten im Internet und in der Zeitung

3. Sollkonzept

In der elektronischen Abbildung des Geschäftsprozesses soll sowohl die herkömmliche Art des Prozesses, also Publikation bei Printmedien, wie auch die neue, Publikation in das Internet via XML, automatisiert werden. Im folgenden werden die einzelnen Fälle beschrieben:

  • 3.1 Versand per E-Mail
    Alle zu versendenden Dokumente (Pro Objekt sind mehrere möglich), werden zu einem ZIP-File zusammengefasst. Bei Objekten mit Wordinhalt werden zuvor die OLE-Verknüpfungen gelöst. Nachdem eine Rückbestätigung des Empfängers der E-Mail ebenfalls per E.Mail eingetroffen ist, kann dieses Mailobjekt z.B. per "Drag and Drop" dem Bekanntmachungsobjekt zugeordnet werden.
     
  • 3.1.1 Versand durch den Bereich des Sitzungsdienstes
    Im Büro des Sitzungsdienstes liegen Erstellung und Veröffentlichung einer amtlichen Bekanntmachung in einer Hand. Daher muss in diesem keine Workflowdefinition erfolgen. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt doch ein solcher Workflow auf Grund organisatorischer Änderungen notwendig sein, so kann dies durch Zuordnung einer Prozessdefinition zu dem Typen im Konfigurationsobjekt erfolgen.
     
  • 3.1.2 Versand durch die Organisationsabteilung
    Die Organisationsabteilung erstellt die amtlichen Bekanntmachungen nicht selbst. In einer Fachabteilung/einem Amt wird ein solches Objekt angelegt. Nachdem die einzelnen Dokumente (Word und JPEG) zugeordnet sind, kann ein Workflow initialisiert werden. Der Vorgang wird angeschlossen, bis seitens der Organisationsabteilung eine positive Prüfung des Inhaltes erfolgt ist. Anschließend kann der Versand erfolgen.
     
  • 3.1.3 Batchjob Bestätigung der Bekanntmachung
    Auf dem Server läuft in parametriebaren Zeiträumen ein Batchjob, der überprüft, ob die amtlichen Bekanntmachungen bereits per E-Mail bestätigt worden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, so wird die betreffende Bekanntmachung mit einem Workflow initialisiert, der diese als Wiedervorlage in den Arbeitsvorrat der betreffenden Mitarbeiter legt.
     
  • 3.1.4 Batchjob Kontrolle der Veröffentlichung
    Einmal pro Nacht läuft ein Batchjob, der die amtliche Bekanntmachung den betreffenden Mitarbeitern wiedervorlegt, damit diese die Veröffentlichung in den Zeitungen kontrollieren können.
     
  • 3.2 Veröffentlichung im Internet
    Zum Zeitpunkt des Versandes werden die Daten auch auf den Fabasoft-WebServer exportiert. Dazu wird der Inhalt des zu veröffentlichenden Objektes in das PDF-Format umgewandelt. Weiterhin enthält dieses Objekt Parameter, die den Veröffentlichungszeitraum betreffen. Wenn der Zeitraum für die aktuellen amtlichen Bekanntmachungen abgelaufen ist, dann stehen diese nur noch über eine interne Archivfunktion zur Verfügung, in der nach Datum der Veröffentlichung und Volltext im Inhalt recherchiert werden kann. Es stehen zwei virtuelle Verzeichnisse zur Verfügung, die beliebig in das Webportal eingebunden werden können. Das erste Verzeichnis stellt eine Liste der aktuellen Bekanntmachungen zur Verfügung. Durch einen Klick wird der Inhalt im PDF-Format geöffnet. Das zweite Verzeichnis stellt eine Suchmaske zur Verfügung und stellt dem/der Anwender/in nach Abschicken der Rechercheeingaben ebenfalls eine solche Liste zur Verfügung.

4. Benutzerberechtigung

  • Über Benutzerberechtigungen einstellbarer Zugriff 
  • Im Arbeitsschritt festgelegte Berechtigungen (z. B. nur Lesezugriff)

5. Systemtechnische Voraussetzungen 

Hardware-Plattformen:
Die Software ist ausgelegt für den Einsatz in einem Windows®-NT, Windows 2000 oder WindowsXP-basierenden Client-Server-Umfeld. Serverseitig kann Windows 2000- oder Windows 2003-Server eingesetzt werden.

Als Datenbankplattformen kommen Microsoft® SQL-Server ab 7.0 SP3 oder Oracle® Workgroup-Server ab 8.0.4 zum Einsatz. Microsoft® Exchange Server 2000 und Microsoft® Outlook bilden das Rückgrat für die Kommunikation. Exchange 2000 kann vollständig in Fabasoft Components integriert werden.

Wenn Sie Interesse an einer detaillierten Dokumentation haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail oder  füllen Sie einfach und bequem unser FORMULAR aus .

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