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  Lösungen > component PI

Fortsetzung:

- das Personalinformationssystem, das Ihnen alle  mitarbeiterrelevanten Dokumente mit einem Griff zur Verfügung stellt.

Component PI verwaltet für Sie folgende Informationen:

  1. Mitarbeiter und alle relevanten Informationen
    • Adressinformationen, Bankverbindung, Daten über Aus- und Fortbildung, Gehaltsdaten und vieles mehr.
    • Alle Informationen sind jederzeit recherchierbar.
    • E-Mail-Daten, wie Internet-E-Mail- oder Faxadressen, können direkt aus einem MAPI-konformen E-Mail-Frontend (z.B. Microsoft® Outlook™) verwendet werden.
    • Umfangreiche Historien
      Art der besetzten Planstelle
      Funktion und Zugehörigkeit zu einem Organisationsbereich
      Vergütung
    • Sämtliche Dokumente, die Ihrem Mitarbeiter zugeordnet sind, finden Sie mit einem Mausklick.
     
  2. Organisation
    Dezernate, Fachbereiche, Teilorganisationen, Unterabschnitte, Kostenstellen:
    Die Stufen in Ihrer Hierarchie sind beliebig abbildbar, und dadurch vor allem transparent. Component PI verwaltet ein Organigramm, in dem Sie jede Planstelle und natürlich auch den konkreten Mitarbeiter schnell wiederfinden können.
  3.  
  4. Planstellen
    Die Planstelle ist das Zentrum von Component PI. Sie unterhält Beziehungen zu den verschiedenen Organisationseinheiten, aber auch zu Kostenstelle und Mitarbeitern. Aus den Planstellen kann ein Stellenplan erzeugt werden, der Ihnen genauen Aufschluss über Ihre aktuelle Personalsituation gibt – und das nicht in Form irgendwelcher Listen, sondern als Worddokument. Sie können Stellenpläne über Ihre gesamte Organisation erzeugen, wie auch individuell für beliebige Teilorganisationen.
     
  5. Qualifikationssubsystem
    Mit Component PI können Sie Qualifikationen verwalten, z.B.
    • Verwaltungsfachangestellte/r
    • Verwaltungsfachschule
    • Abitur
    • Mittlere Reife
    • Hochschulabschluss

    Diese Qualifikationen können Sie im nächsten Schritt Bewerbern und auch Mitarbeitern zuweisen. Ebenso können diese Kriterien bei Stellenausschreibungen hinterlegt werden. Component PI kann Ihnen dann zumindest den formal am meisten geeigneten Kandidaten bei einer Stellenausschreibung ausfiltern, bzw. eine Rangfolge nach Qualifikationen erstellen.

Die kostenrechnerischen Aspekte

Über die Möglichkeit jeder Organisationseinheit ein Personalbudget zuzuweisen, können Sie die Entwicklung Ihrer Personalkosten zukünftig mit Hilfe eines Microsoft® Excel-Spreadsheets ermitteln. Parallel dazu werden die Daten im gleichen Arbeitsschritt graphisch aufbereitet, um somit eine weitere Kostenanalyse durchführen zu können, und auch für die Politik die entsprechenden Unterlagen liefern zu können.

Mit der Einbindung der Software in ein Dokumenten-Managementsystem, steht Ihnen nun aber auch der gesamte Schriftverkehr und der gesamte Werdegang jeder Person mit einem Tastendruck zur Verfügung. Sowohl in Masken erfasste strukturierte Daten, als auch alle unstrukturierten Unterlagen der Personalakte, können am Bildschirm direkt aufgerufen, und bearbeitet werden. Ergänzungen zu den Personaldaten lassen sich direkt in das Verfahren einscannen. Die Daten von Bewerbern auf eine Stelle können ohne Aktenstudium direkt am Bildschirm bearbeitet, verglichen und ausgewertet werden. Eine Vielzahl von Suchmöglichkeiten bis hin zur Volltextrecherche vereinfachen das Arbeiten mit dem System zusätzlich.

Fazit:

Component PI hilft ihnen maßgeblich bei der Verwaltung Ihres Personals.

Systemtechnische Voraussetzungen:

Hardware-Plattformen:
Die Software ist ausgelegt für den Einsatz in einem Windows®-NT, Windows 2000 oder WindowsXP-basierenden Client-Server-Umfeld. Serverseitig kann Windows 2000- oder Windows 2003-Server eingesetzt werden.

Als Datenbankplattformen kommen Microsoft® SQL-Server ab 7.0 SP3 oder Oracle® Workgroup-Server ab 8.0.4 zum Einsatz. Microsoft® Exchange Server 2000 und Microsoft® Outlook bilden das Rückgrat für die Kommunikation. Exchange 2000 kann vollständig in Fabasoft Components integriert werden.

 

Beispiel für eine Stellenausschreibung und das Einstellverfahren in Components PI

Stellenausschreibung, Einstellungsverfahren


Die Ausgangslage: Ein Fachbereich will einen neuen Mitarbeiter einstellen.


Der Vorgang:

  1. Der Fachbereichsleiter stellt einen Antrag auf Einstellung.
  2.  
  3. Das Personalamt überprüft die formalen Voraussetzungen
    und erstellt die Ausschreibungsunterlagen
  4.  
  5. Die Frauenbeauftragte beurteilt, ob die Stellenausschreibung alle Belange unter ihrem Blickwinkel berücksichtigt.
  6.  
  7. Das Organisationsamt/Personalamt veröffentlicht die Ausschreibung.
  8.  
  9. Bewerbungen treffen ein.
  10.  
  11. Nach Ablauf der Frist werden Zwischenbescheide erstellt (Serienbrief, automatisch erzeugt)
  12.  
  13. Bewerber werden eingeladen (Serienbrief)
  14.  
  15. Vorstellungsgespräche finden statt.
  16.  
  17. Eine Auswahl des Einstellungskandidaten erfolgt.
  18.  
  19. Absagen werden erteilt (Serienbrief).
  20.  
  21. Der Einstellungsprozess beginnt.

Der Ablauf:

Vollelektronisch! Das integrierte Workflowsystem übernimmt den Transport von einer Bearbeitungsstelle zur nächsten, stellt den Teilnehmern die relevanten Informationsobjekte zur Verfügung und berücksichtigt die Dateneingaben des Anwenders für Ablaufentscheidungen.

Die Grundlage für die Software ist eine komponenten-orientierte Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen: Fabasoft® Components. Die Software ist eine Familie von abgestimmten Software-Produkten für effizientes und kostengünstiges Geschäftsprozeß-Management. Beschleunigung von Abläufen, besserer Überblick und vollständige Information, bei mehr Zeit durch Automatisierung von Routinetätigkeiten zeichnen die Software aus. Ermöglicht wird dies durch das integrierte Zusammenspiel von Dokumentenmanagement, Workflow, Produktivitätswerkzeugen (z.B. Microsoft® Office, Microsoft® Outlook) in einem einheitlichen und sicheren Umfeld. Fabasoft® Components integriert die Erfassung inklusive Document Imaging und OCR, eine automatische Versionierung, die Volltextrecherche über den Microsoft® Index Server, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten.

Wenn Sie Interesse an einer detaillierten Dokumentation haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail oder  füllen Sie einfach und bequem unser FORMULAR aus.


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